対象プランOFFLINEBUSINESSPRO
参加者をEXCELファイルからアップロードして登録する方法をご説明します。
オフラインイベントを開催予定で、QRコード/参加証を発行したい方は
EXCELアップロードでユーザー登録をしてQRコード/参加証を発行するをご覧ください。
1. 参加者のEXCELアップロードとは
各社独自の登録方法で収集したユーザーデータを一括でアップロードして参加登録を行うための機能です。主催者や事務局側でユーザーの代理登録を行いたい場合でも、EXCELアップロード機能をご利用いただくとスムーズです。
パスワード設定[あり]の場合、EXCELでアップロードされたユーザーには、イベントページへのパスワード設定メールの送信ができ、パスワードを設定するだけでログインができます。
ブースを利用するイベントの場合は、先にブースを作りましょう。出展者の所属先名とブースの名称が一致していると、自動的にブースとの紐づけができます。
また、Excelアップロードでは利用規約を確認させるフローがございません。独自の登録方法で集客される場合は、必ず参加者へEventHubの利用規約の同意が必要となります。
2. ユーザーリストをアップロードする
① [ユーザー]＞[出展者][来場者]＞[ユーザーリスト]から[新規作成]をクリックします。
② [テンプレートダウンロード]をクリックします。
③ ダウンロードされたExcelファイルを開きます。該当項目を記入し、保存します。
入力内容は以下の通りです。
| 項目 |
入力 必須/任意 |
説明・注意点 |
| メールアドレス | 必須 | ユーザーのメールアドレスを入力します。 |
| 言語 | 必須 |
[ja] 日本語で登録する場合 EventHubではイベントの日英対応が可能です。 |
| 姓 | 必須 | 姓を入力します。 |
| 名 | 必須 | 名を入力します。 |
| 所属先・会社 | 必須 |
所属先・会社を入力します。 出展者をブースと紐づける場合は、作成したブースの名称と同じ名称でアップロードしてください。 |
| 部署 | 必須 | 部署を入力します。 |
| 役職 | 必須 | 役職を入力します。 |
| 面談室グループ名 | 必須 | 面談室グループ名を入力します。 設定しない場合は、必ず”default”を入力してください。 |
| コンテンツグループ名 | 必須 | コンテンツグループ名を入力します。 設定しない場合は、必ず”default”を入力してください。 |
| 一言メッセージ | 任意 | 自己紹介のメッセージを入力します。 |
|
[基本設定]＞[プロフィール項目]から新たに項目を設定した場合、以下の通りに入力してください。 | ||
| 設定した項目名 （自由記述） |
必須/任意 | 自由記述（1行）100文字 自由記述（複数）2000文字 |
| 設定した項目名 （チェックボックス） |
必須/任意 | 設定した選択肢を;;区切り(;2つ)で入力してください。（複数選択可） |
| 設定した項目名 （プルダウン） |
必須/任意 | 設定した選択肢を入力してください。（単一選択） |
| 設定した項目名 （ラジオボタン） |
必須/任意 | 設定した選択肢を入力してください。（単一選択） |
※ 必須/任意・・・[基本設定]＞[プロフィール項目]から、必須か任意どちらか選択できます。
<attention>・ ダウンロードしたテンプレートの一行目は、変更しないでください。
・ 入力必須項目は空欄のままアップロードができません。
・ [基本設定]＞[プロフィール項目]でチェックボックス・プルダウン・ラジオボタンのメニューを作成した場合は、選択肢に設定した文言と同じものをセルへ入力してください。
・ 言語をjaにした場合は日本語で入力してください。「日本語/英語」のように入力すると、
選択肢の内容と一致せずアップロードができません。
◯：その他
◯：Others
×：その他/Others
</attention>
④ [QRコードを発行するか選択する]で、[QRコードを発行しない]を選択します。
<attention>1度選択してユーザーを追加すると、後から変更ができません。
QRコードを発行したい場合、以下のヘルプ記事をご参照ください：EXCELアップロードでユーザー登録をしてQRコード/参加証を発行する</attention>
⑤ [ファイル選択]をクリックし、作成したEXCELファイルをアップロードします。
EXCELファイルのタイトルには、来場者であれば[participant]、出展者であれば[exihibitor]という文字を入れてアップロードしてください。
⑥ [追加]をクリックします。
EXCELファイルの入力内容に誤りがあると、正しくアップロードができません。
アップロードができない場合は、ユーザーリストがアップロードできませんをご覧ください。
QRコードを発行しない場合、一度にアップロードできる参加者の上限は5,000件です。
3. パスワード設定[あり]の場合
パスワード設定メールを送信〜ログインまでの流れ
① EXCELアップロードを完了すると、ユーザーリストの画面上に[パスワード設定メールが未送信のEXCEL登録ユーザーがX人います]と表示されます。EXCELアップロードが完了した時に[ユーザーリスト]へユーザー情報が登録されますが、パスワード設定メールはまだ送信されていません。[パスワード設定メールを送る]をクリックし、送信してください。
※ 個別にメールを送信する/しないは選択できません。アップロードしたユーザー全てに対してパスワード設定メールを送信する仕様となっています。
②ユーザーはパスワード設定メールを受信します。
メールに記載されている[利用規約]を確認し、[ログインする]をクリックします。
<tips>こちらのパスワード設定メールの内容は、[メール]＞[システムメール]＞[EXCELアップロードのパスワード設定]から編集が可能です。詳細はシステムメールを編集するをご覧ください。</tips>
③パスワード設定のページへ遷移するので、パスワードを2回入力し、[ログイン]をクリックします。
④[ログイン]をクリックするとイベントページへ遷移し、[登録完了メール]が参加者へ送信されます。<tips>こちらの登録完了メールの内容は、[メール]＞[システムメール]＞[EXCELアップロード・埋め込みフォーム・API連携・同僚招待の登録完了]から編集が可能です。詳細はシステムメールを編集するをご覧ください。</tips>
<attention>パスワード設定メールを送信しない場合、新規メールの一部送信対象から除外されます。
以下の条件を全て満たす場合、 [全員]、[来場者]、[出展者] の送信対象リストを選択しても、送信対象に含まれません。招待メールを送信していないユーザーにメールを送信したい場合は、[検索条件] [個人] を選択して送信してください。
詳細は、送信対象リストをご確認ください。
- パスワードありのイベント
- エクセルアップロードにてユーザー登録後、パスワード設定メールを未送信
</attention>
パスワード設定メールを再送信する
パスワード設定メールが不達になった場合、新規作成メールから再送信をします。
操作方法はパスワード設定メールを再送信するをご覧ください。
4. パスワード設定[なし]の場合
ログインリンク発行メールを送信〜ログインまでの流れ
① 無事Excelアップロードが完了すると、ユーザーリストの画面上に[ログインリンク発行メールが未送信のEXCEL登録ユーザーがX人います] [ログインリンク発行メールを送る]と表示されます。Excelアップロードが完了した時にデータベースへユーザー情報が登録されますが、イベントページへアクセスするログインURLはまだ発行されていません。[ログインリンク発行メールを送る]をクリックし、各参加者によって異なるトークン付きログインURLが記載されている登録完了メールを送信してください。
※個別にログインリンク発行メールを送信/送信しない選択はできません。アップロードしたユーザーには、必ずログインリンク発行メールを送信する仕様となっています。
② ユーザーはログインリンク発行メールを受信します。
メールに記載されている[利用規約]を確認の上、[ログインする]をクリックし、直接イベントページに遷移します。
ログインリンクを再発行する
※ログインリンクの有効期限(30日)が切れていた場合、ログインのURLが再発行画面へ遷移します。登録時に設定したメールアドレスを入力することで再度メールが配信されます。詳細はパスワードレス機能とは？
5. 注意・補足
- ウェビナーモードにて開催日程を複数設定した場合は、EXCELアップロードはご利用いただけません。
詳細は、【ウェビナーモード】開催日程を複数設定する際の留意点をご確認ください。
- 交流設定と[オンライン名刺交換]が[あり]に設定された場合、ユーザーの[オンライン名刺URL]も同時にアップロードすることは可能です。詳細は以下ヘルプ記事をご覧ください：オンライン名刺URLを一括アップロードする