対象プランオプション機能
本ページではワークフローを利用し、ユーザー毎のセッション事前登録情報をスプレッドシートに書き出すテンプレートレシピをご紹介します。
1. 概要
<attention>本レシピは、ユーザー毎にセッション単位でレコードを分けて事前登録有無を管理するレシピです。</attention>
完成イメージ
登録時のセッション事前参加登録ボタンをクリックした際や、イベントページ内でセッションの参加登録/キャンセルをクリックすると、セッション登録のWebhookが発火します。このWebhookをトリガーとして、ワークフローのレシピが起動し、指定したスプレッドシートにユーザーの情報とセッションの登録状況が自動で連携されます。連携できる項目は、Webhookで送信されるデータ項目のみです。項目の詳細は、セッション登録をご覧ください。
スプレッドシートに値が設定されるのは、以下のいずれかの操作が行われた場合です。
- 登録時の事前セッションありの場合：セッション[参加登録]をクリックし、登録が[完了]したとき
- イベントページ内：セッション[参加登録]をクリック、参加登録済みのセッションを[参加取消]したとき
上記いずれの操作もしていないユーザーは、スプレッドシートに値は設定されません。そのため、本リストは、「事前登録をした方を抽出する」リストとしてご活用ください。
セッション事前登録機能の詳細は、チケット・フォームにセッションの事前登録を設定するをご覧ください。
2. 利用するテンプレート
本ヘルプページでご紹介するレシピは、『【テンプレート】セッション事前登録情報をスプレッドシートに書き出す_セッション分レコード作成』です。
ご利用するレシピは、ワークフロー：テンプレートレシピ一覧よりダウンロードしてください。
3. スプレッドシートを準備する
スプレッドシートを新規作成します。
① 連携したい項目を格納するため、1行目に下記項目をヘッダーとして設定してください。
| 必要なカラム | 必須/任意 | 用途 |
| ユーザーID | 必須 | ユーザーIDを格納します。 |
| メールアドレス | 必須 | メールアドレスを設定します。 |
| 上記以外のプロフィール項目 | 任意 | 上記以外のプロフィール項目・カスタムプロフィール項目を格納する場合は、必要数だけカラムを作成してください。 |
| セッションID | 必須 | セッションIDを格納します。 |
| セッション名 | 必須 | セッション名を格納します。 |
| 登録状況 | 必須 | 登録状況を格納します。 [設定値] 登録した場合：register キャンセルした場合：cancel |
設定する項目名は自由に命名いただけます。後ほど、設定したスプレッドシートの項目名と、Webhookで受け取るデータ項目をマッピングします。どの項目の情報か分かるような名称を設定してください。
4. ワークフローにログインする
① EventHubの管理画面から[設定]＞[外部連携]＞[ワークフロー]をクリックし、[利用する]を選択します。
<tips> -ワークフローメニューが表示されない場合は、担当のカスタマーサクセスサクセス または 画面右下にある吹き出しマークからカスタマーサポートへお問い合わせください。メニューは表示されるものの、うまくログインできない場合はセッションが切れている可能性があります。一度EventHubの管理画面をリロードしてください。</tips>
5. スプレッドシートを検索する
ユーザーIDとセッションIDをKEYにスプレッドシート内に同一レコードが存在しないかチェックします。同一レコードが存在する場合はステータスの更新を、同一レコードが存在しない場合は新規レコードを作成します。
スプレッドシートを連携する
① スプレッドシートと連携するアカウントを設定します。
② 3. スプレッドシートを準備するで作成したスプレッドシートを呼び出します。
<tips>スプレッドシートIDを使用して呼び出すことも可能です。</tips>
③ 連携したいシートを選択します。
シートを選択すると、[Columns]に連携したい項目名をヘッダーに記載するで設定した項目名が表示されます。
ユーザーIDとセッションIDをKEYに検索する
[Columns]に、連携先のスプレッドシートに設定しているヘッダー情報が表示されます。ユーザーIDとセッションIDのカラムに対して、New event via webhookで取得した[User ID]と[Session ID]を設定します。
Webhookで取得したペイロードの出力データ（※データピル）の❶ [User ID]をスプレッドシートのユーザーIDのカラムに、❷[Session ID]をスプレッドシートのセッションIDに設定します。
6. スプレッドシートに連携したいプロフィール項目のマッピングをする
EventHubの登録フォームで取得したプロフィール項目のうち、スプレッドシートに何を連携したいか、マッピングをします。
４行目の[Update a row in a sheet in Goolgle Sheets]および、6行目の[Add a new row in a sheet in Google Sheets]の双方に設定してください。
下記画像のように、トリガーであるWebhookの出力データ（※データピル）が表示されています。Columnsの箇所にデータピルを割り当ててください。ユーザーIDとセッションIDをKeyに各種アクションの処理を行っているため、ユーザーIDとセッションIDのマッピングは必須で行ってください。
| マッピングが必要なカラム | 必須/任意 | Payloadの設定値 | |
| プロフィール項目 | ユーザーID | 必須 | User ID |
| メールアドレス | 必須 | ||
| 上記以外のプロフィール項目 | 任意 | セッション登録のプロパティをご確認ください。 | |
| セッションID | 必須 | Session ID | |
| セッション名 | 任意 | 以下のいずれかを設定します。 セッションの日本語名：Session name ja セッションの英語名：Session name en *セッションが複数存在する場合は、セッションIDのみだとセッションの判別が難しいので、セッション名を入れましょう。 |
|
| 登録状況 | 必須 | Status | |
設定した内容を[Save]したあと[Start recipe]をクリックし、レシピをアクティブにします。
これでレシピの設定は完了です🎉
ユーザー毎のセッション事前登録情報をスプレッドシートへリアルタイムに書き出すことができるようになりました！ぜひご活用ください。
応用編：セッション事前登録数を登録日単位で集計する方法
本レシピを活用して、セッション事前登録数を[登録日]ごとに集計する方法をご紹介します。
<attention>本レシピで使用する「セッション登録」Webhookには、事前登録をした日付は含まれていません。そのため、Webhook発火時にレシピが起動し、スプレッドシートに書き込む実行日時を登録日として設定しています。</attention>
❶ [登録日]をレシピで設定する
① 作成したスプレッドシートに、登録日を設定するカラム[登録日]を１つ用意します。
② ワークフローにログインします。４行目の[Update a row in a sheet in Goolgle Sheets]にて、追加したカラム[登録日]の入力欄右上[Formula]をクリックします。
[登録日]がColumnsに表示されない場合は、右上[Refresh]をクリックして、最新情報を取得してください。
③ [登録日]に、以下を設定します。
| 入力する式 | now.in_time_zone("Asia/Tokyo").strftime("%Y%m%d") |
④ 6行目の[Add a new row in a sheet in Google Sheets]の[Formula]にも、同様の式を設定します。
❷ スプレッドシートで日別に集計する
① 作成したスプレッドシートでピポットテーブルを作成し、以下の値を設定します。
| 設定箇所 | 設定値 | 説明 |
| 行 | 登録日 | 登録日単位にセッション登録数をまとめます。 |
| 列 | セッション名 | セッション名を列に設定します。 [セッションID]で管理したい場合は、セッションIDを設定しても構いません。 |
| 値 | メールアドレス | ユーザー数をカウントします。 [ユーザーID]を設定しても構いません。 |
| フィルタ | 値でフィルタ>[register]のみ | 登録された数だけをカウントするため、フィルタでカウント条件を[register]のみに絞ります。 |
これで、日付単位でセッション事前登録数を集計できるようになります🎉