対象プランOFFLINEBUSINESSPRO
参加者は、どのセッションに参加するかというのを参加者側で選択することができ、主催者は各セッションに何名の参加者が参加予定か、誰が参加予定かを事前に確認することができます。
オフラインイベントで、セッションに人数制限を設けたい場合や、事前に参加人数を把握して運営に活かしたい場合にご活用いただけます💡
1. セッションの事前登録機能について
セッションの事前登録機能は、オフラインイベントでご活用いただける機能のためQRコードが発行されたユーザーにのみ表示される仕様となっております。
参加者がセッション事前登録できる箇所
参加者はセッションへの事前登録を以下２箇所で設定できます。
- セッション事前登録ページの参加トグル
- イベントページのセッションに表示される参加登録ボタン
各ページに参加トグルや参加ボタンが表示されます。参加者は、参加トグルをONにする、もしくは参加登録ボタンをクリックすると、登録人数として加算されます。
2. セッション事前登録ページの参加トグル
チケット・フォームから参加登録する際に、参加者がセッションへの事前登録を行えるページで、各セッションには参加可否を設定するための参加トグルが表示されます。当該ページは表示するか否かを設定できます。
ページが表示される条件
以下全ての条件を満たす場合に、セッション事前登録ページが表示されます。
- [QR参加証発行]を[発行する]に選択したチケットから登録
- [参加登録時のセッションの事前登録]機能が[あり]のイベント
[参加登録時のセッションの事前登録]機能が[あり]でも、QRコードが発行されていないチケットご利用の場合は当該ページが表示されませんので、ご留意ください。
[参加登録時のセッション事前登録]の設定方法
[コンテンツ]＞[セッション]の画面上部にある、[参加登録時のセッション事前登録]を[あり]に変更し、保存します。この設定をすることで、QRコードが発行されたユーザーに事前登録機能が反映されます。
3.イベントページのセッションに表示される参加登録ボタン
イベントページにログインすると、[プログラム]からセッションを確認することができます。参加したいセッションの[参加登録]や参加を取りやめる場合には[参加取消]を選択できます。
参加ボタンが表示される条件
- QRコードが発行されているユーザー
QRコードが発行されているユーザーは、イベントページのセッション一覧および詳細画面に必ず参加登録ボタンが表示されます。[参加登録時のセッションの事前登録]機能の設定（[あり][なし]）は関係ありません。
参加ボタンが表示される例
| チケット・フォーム / 埋め込みフォーム/API連携 | [QR参加証発行]を[発行する]に選択したチケットから登録したユーザー |
| EXCELアップロード | [ユーザーリスト]から[QRコードを発行する]を選択してEXCELアップロードしたユーザー |
| 同僚招待 | QRコード発行ありの[出展者]ユーザからの同僚招待で登録したユーザー |
参加ボタンが表示されない例
| チケット・フォーム / 埋め込みフォーム/API連携 | [QR参加証発行]を[発行しない]に選択したチケットから登録したユーザー |
| EXCELアップロード | [ユーザーリスト]から[QRコードを発行しない]を選択してEXCELアップロードしたユーザー |
| 同僚招待 | QRコード発行なしの[出展者]ユーザからの同僚招待で登録したユーザー |
4. セッションの登録人数/ユーザーを確認する
❶セッションごとの登録人数を確認する
セッションの事前登録機能を利用した場合、[コンテンツ]＞[セッション]＞[参加人数]から事前に登録した人数を確認することができます。
<attention>この[参加人数]は実際にセッションを視聴した人数ではありません。本番当日にセッションを視聴した人数、ユーザー情報を確認したい場合は視聴数・視聴データをダウンロードするからご確認ください。</attention>
こちらに表示される[参加人数]は、セッションの事前登録機能で[ON]にしたユーザー数と、イベントページのセッション一覧で[ON]にしたユーザー数の総計です。
❷誰が「セッション」に登録しているか確認する
セッションの事前登録機能を利用した場合、[コンテンツ]＞[セッション]から対象のセッションを選択します。
右からドロワーが表示されるので[EXCEL]をクリックして、ダウンロードしてください。事前に登録したユーザー情報を確認することができます。
※レポートイメージ
| メールアドレス | 姓 | 名 | ユーザータイプ | 所属先・会社 | 役職 |
| xxxxx.eventhub.jp | 山田 | 太郎 | 来場者 | 株式会社xxxx | 一般社員 |
| xxxxx.eventhub.jp | 林 | 洋子 | 出展者 | 株式会社xxxx | マネージャー |
5. QRチェックインポイントと参加トグルの活用法
<tips>セッションの参加トグルや事前登録機能は、オフラインイベントでご活用いただけます。
イベント会場にキャパシティがあり登録人数に上限を設けたい場合や、特定の人数のみセッションに参加させたい場合などにご活用ください。</tips>
[セッション]の作成時に各セッションに参加上限枠を設けます。
[QRチェックインポイント]でセッション毎にQRコード読み取りをするチェックインポイントを作成します。
[参加登録時のセッション事前登録]を[あり]に設定し、[QR参加証発行]を[発行する]に選択したチケットフォームを作成します。参加登録をするユーザーは、参加したいセッションのトグルを[参加]にして参加登録をします。
[参加]を選択して登録したユーザー数分だけ、セッションの参加上限枠が1消費します。
登録完了メールにQRコードが添付されているので、参加者はイベント当日にQRコードリーダーにかざします。参加上限枠の人数を超えた場合は、QRコードの読み取りができません。
イベントページにログインすると、[プログラム]からセッションを確認することができます。参加したいセッションの[参加登録]や参加登録したセッションの[参加取消]を選択することもでき、こちらも上記と同様に参加上限枠と連携しています。
[参加上限枠]が設定されている場合、以下の条件を満たすと「残りわずか」という文言が登録ボタンの下に表示されます。この表示ロジックと表示される文言は変更できません。
- 参加上限枠の25％が50名を超える場合は、残りの参加者数が50名を下回った場合
- 参加上限枠の25％が50名以下の場合は、残りの参加者数が上限枠の25％を下回った場合
<tips>セッションの参加登録の変更は、管理画面から主催者側でも変更することが可能です。詳細はこちらのヘルプページをご参照ください：セッションの事前登録状況を変更する</tips>