ユーザーの事前セッション登録状況を管理画面側でも変更・編集することができます。
VIPやご招待のお客様に都度セッションの事前登録のご対応をお願いせずとも、主催者側の管理画面上からスムーズに席の確保や登録状況の変更を行っていただけるため、オフラインイベントやカンファレンスなど、セッション事前登録機能を利用するイベントでは、運営の効率化と参加者体験の向上につながる便利な機能です。
1.セッションの参加状況を一括編集する
① [来場者][出展者]の[ユーザーリスト]から[一括編集]を選択します。
② 以下の箇所にセッション登録情報を記入した「.csv」、「.tsv」、「.txt」のいずれかのファイルをアップロードします。ファイルの作成・編集方法は、このあとの手順をご確認ください。
2.アップロード用のファイルをリードレポートから取得する
[レポート]＞[リードレポート]からリードレポートの[作成開始]をクリックします。
② [履歴]タブから最新のリードレポートを[ダウンロード]します。
3.取得したファイルを編集する
ダウンロードしたリードレポートのファイルを開き、リードレポート右側の[事前登録:セッション名]のカラムに、反映させたいセッションの登録情報を入力します。登録済みの場合は[TRUE]、未登録の場合は[FALSE]を入力してください。
もしくは、以下のように[事前登録:セッション名]の空白に書き換えたい値[TRUE/FALSE]を入力する形でも、書き換えは可能です。
空白の箇所は書き換え更新の対象外です。空白にしてアップロードしたからといって、[TRUE]が[FALSE]に書き換わって更新されるということはありません。
例: もともと[TRUE]で登録ユーザーに対して、空白でアップロードした場合は[TRUE]のままです。
アップロードするためのファイル要件
アップロードするためのファイルは、以下の条件を満たしている必要があります。
- データの形式： 「タブ区切り」であること
- ファイルの拡張子： 「.csv」、「.tsv」、「.txt」のいずれかであること
なお、ご利用の環境（ExcelのバージョンやOSの設定）によっては、リードレポートを編集・保存したファイルをそのままアップロードできる場合と、できない場合があります。タブ区切り形式でエクスポート／保存した上で、ファイルの拡張子を 「.csv」、「.tsv」、「.txt」のいずれかに手動で変更いただく必要があるケースもありますので、あらかじめご了承ください。
4. 記入済みファイルをアップロードする
① 3.取得したファイルを編集するで編集したCSVファイル、もしくは「.tsv」、「.txt」ファイルのいずれかを選択し、アップロードします。
② 編集内容が正しい値に書き換わっていることを確認し、[保存]をクリックします。
これで事前セッションの登録情報の書き換え更新は完了です。
<tips>事前セッションの一括更新は、リードレポート上に表示される[ユーザーID]と[事前登録：セッション名]のカラムを見て、書き換えの検知と更新を行っています。ファイルアップロード時に、[ユーザーID]と[事前登録：セッション名]が存在していれば、その他関係のない行は削除してアップロードしても問題ありません。</tips>
5. よくあるエラー
事前セッション登録情報のファイルアップロードがうまくいかない場合、考えられる理由は以下5つあります。
ユーザーID・事前登録のカラムが存在しない
アップロードする記入済みのファイル上に[ユーザーID]、または[事前登録:セッション名]のカラムがない場合、以下該当のエラーが表示され、アップロードできません。
- 「ユーザーIDのカラムが見当たりません。ファイル内容をご確認ください。」
- 「セッション事前登録のカラムが見当たりません。ファイル内容をご確認ください。」
アップロードするファイルに[ユーザーID]と[事前登録:セッション名]の値が正しく存在することを確認の上、アップロードしてください。
<tips>ファイルのカラムが正しく存在していても、カラム名の入力言語とブラウザ言語が一致していない場合、同様なエラーが表示され、アップロードできません。リードレポートの言語（カラム名の日本語・英語表示）は生成開始時のブラウザ言語に合わせて指定されますので、必要に応じて新しいリードレポートを生成するか、ブラウザ言語を変更してください。</tips>
セッション名が既存のセッションと一致しない
ファイルのセッション名と既存のセッション名が完全一致でない場合、「存在しないセッション名[セッション名]が含まれています。カラム名はリードレポートと完全一致させてください。」というエラーが表示され、アップロードできません。
ファイル上のセッション名と管理画面上のセッション名が完全一致していることを確認の上、アップロードしてください。
対象のユーザーIDが見つからない
ファイルのユーザーIDが見つからない場合、「ユーザーID[XXXXXX-XXXXX-XXXX]が見当たりません。」というエラーが表示され、アップロードできません。
アップロードしたファイルのユーザーID が存在する正しいIDが入力されていることを確認の上、アップロードしてください。
セッションの参加上限枠に達した場合
事前セッションの参加登録上限枠に対し、書き換え後の値が参加登録上限を超える場合、「事前参加登録上限を超過しているセッションがあるため、一括登録できません。各セッションの参加登録上限をご確認ください。」というエラーが表示され、アップロードできません。
ファイルのセッション登録情報が各セッションの参加登録上限内に収まっていることを確認の上、アップロードしてください。
セッション登録時間が重複する場合
同一時刻に開催されるセッションに同一人物が重複して登録された場合、「開催時刻が重複しているセッションがあるため、一括登録はできません。各セッションの開催時間をご確認ください。」というエラーが表示され、アップロードできません。
どちらか一方のセッションのみ登録が可能となるため、その点ご確認の上、アップロードしてください。
<attention>管理画面からセッションの一括編集を行う際には、変更対象のセッション以外にも重複チェックが入る仕様になっております。例えば、あるユーザーが登録しているセッションの日時が変更され、その方の参加登録済みの別のセッションと時間が重複してしまっている場合、今回の一括編集の対象外であるセッションであっても「開催時間の重複」とみなされ、エラーが発生しますのでご注意ください。</attention>
ユーザーIDが重複している場合
同一のユーザーIDが複数行に重複しており、かつ、同じセッションに対して「TRUE」が重複して入力されている場合、サーバーエラーが表示され、アップロードできません。ファイル内でユーザーIDが重複しないことを確認の上、アップロードしてください。
6. 注意・補足
<attention>一括編集の対象となるセッション名が、他のセッション名と完全に一致している場合、編集内容が正しく反映されない可能性がございます。そのため、手順2でリードレポートを取得する前に、対象のセッション名がそれぞれユニークな名称になっているかご確認ください。</attention>
- 一度にファイルからアップロードできる上限数は1,000名です。1,000名を超える登録情報をアップロードしたい場合は、1,000名ごとに分けてアップロードしていただきますよう、お願いいたします。
- アップロードできるファイルは、タブ区切りの「.csv」、「.tsv」、「.txt」のいずれかの形式です。
- ダウンロードしたリードレポートを利用してセッションの登録情報を書き換えをしていただきますが、あくまで更新できるのは事前セッションの登録情報です。リードレポート上にあるユーザーに関するコンテンツグループやカスタムフィールドは書き換えることはできません。
- QRコードが発行されていないユーザーのセッション事前登録情報を変更することも可能です。