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本ページでは、EventHubが提供するTeams通知のレシピを利用し、イベント登録ユーザーの行動アクションがあった際に、リアルタイムに指定のTeamsチャネルにメッセージ通知する方法をご紹介します。
EventHubが提供するMA/SFAのテンプレートレシピや各種Webhookのトリガーに応じて、簡単にTeams通知を設定できるため、通知させたい内容ごとにレシピを作成する手間や工数を省き、汎用的にTeams通知の機能を実装することができます。
本レシピは、参加登録したユーザーのメールアドレスを用いて、該当ユーザーの行動があったことをトリガーに、Teamsの指定チャンネルにメッセージ通知する方法です。
1. 利用するテンプレート
本ヘルプページでご紹介しているレシピは、ワークフロー上のPROJECTSからご確認いただけます。
利用するレシピは、レシピを利用するよりダウンロードしてください。
2. Teams通知レシピの概要
ご紹介するTeams通知のレシピは、レシピファンクションという、繰り返す同一の処理を共通化し、通知に必要な処理のみを独立して作成したレシピです。EventHubが提供するMA/SFA連携のテンプレートレシピや、各種Webhookがトリガーになったレシピ内で、このTeams通知のレシピを呼び出すことで簡単にスムーズにTeams通知を実装することができます。
💡 Teams通知の概要と大枠のSTEP
❶ Teams通知レシピ内で、Teams通知に必要なフローを組んでいます。
❷ MA/SFA連携の基本レシビや各種Webhookがトリガーになったレシピを準備します。
❸ ❷のレシピ内で、❶のTeams通知レシピを呼び出す設定をします。
❹ ❷のレシピでトリガーが発火すると、レシピ内のフローに加え、Teams通知も同時に利用できます。
3. 事前準備
❶ Teams通知のレシピをダウンロードする
貴社の環境にTeams通知のレシピをダウンロードしてください。レシピのダウンロード手順に関する詳細は、
テンプレートレシピとレシピ利用手順をご確認ください。
❷ 連携先のConnectionとしてTeamsの認証をする
EventHubのAPIを操作できるよう、連携先のConnectionからTeamsの認証設定をします。
① ❶でダウンロードしたレシピの[Connections]タブを選択し、[Sign in with Microsoft]をクリックします。
② 連携するアカウントを選択します。
Workatoに連携させるMicrosoftアカウントに十分な権限や、Workatoの利用の許可が付与されていない場合、貴社Microsoft管理者の承認や必要に応じた管理者権限が必要となる場合 があります。
連携時に表示された内容に従い、貴社Microsoft管理者にWorkatoの利用許可や権限付与の依頼を行ってください。
③ WorkatoとMicrosoftのアカウント連携が成功し、以下の画面になっていればWorkatoとTeamsの認証は完了です☑️
4. ワークフローにログインする
① EventHubの管理画面から[設定]＞[ワークフロー]をクリックし、[利用する]を選択します。
<tips> -ワークフローメニューが表示されない場合は、担当のカスタマーサクセスサクセス または 画面右下にある吹き出しマークからカスタマーサポートへお問い合わせください。
-メニューは表示されるものの、うまくログインできない場合はセッションが切れている可能性があります。一度EventHubの管理画面をリロードしてください。</tips>
5. Teams通知時の送信内容を確認する
① 11行目をクリックします。Teams通知のレシピが呼び出されたときに、サーバーに送信される各種情報がデフォルトで設定されています。変更は加える必要はありません。送信内容を確認してください。
これでTeams通知のレシピの設定は完了です✅
画面右上の[Save]をクリックし、編集内容を保存のうえ、[Start Recipe]をクリックしてください。
次はTeams通知レシピを呼び出す親レシピ側の設定をします。
6. 親レシピ側でTeams通知レシピを呼び出す
MA/SFA連携のテンプレートレシピやWebhookのトリガーが設定されているレシピ上で、Teams通知のレシピを呼び出します。ここでは、QRチェックインした時にSalesforceへのステータス更新をするレシピを一例に説明します。同様にオンライン参加、アンケート回答のWebhookや、HubSpot、Marketoといた別ツールやレシピでも同様にTeams通知を呼び出すことが可能です。
① 通知させたいWebhookがトリガーになっているレシピを選択し、[Edit]をクリックします。編集画面の一番下にある[+]をクリックします。
② [Recipe function]を選択します。
③ [Call a recipe function (synchronous)]を選択します。
④ 呼び出すレシピを設定します。Teamas通知のレシピを呼び出したいため、[担当者Teams通知 LookupTable]を選択します。
⑤ [Parameters]に以下項目を設定します。
| メッセージ | トリガーが発火した際に、Teamsの指定チャネルに通知するメッセージ文面を入力します。 |
| 顧客メールアドレス | [New event via webhook]内の[Payload]から[Email]のデータピルを割り当てます。 |
| チャネル | メッセージ通知したいTeamsのチャネルIDを入力します。 該当チャネルの[⋯]＞[チャネルへのリンクを取得]を選択し、表示されたURLをコピーします。発行されたURLのうち、channel/と/Woraktoの間にある値がチャネルIDです 例：https://teams.microsoft.com/l/channel/19%3A0XXXXXXX.tacv2/WorkatoXXX?groupId=XXXXXX&tenantId=XXXXX |
これで設定は完了です🎉
[Save]をクリックし、編集内容を保存のうえ、[Start Recipe]をクリックしてください。
実際にQRチェックインの読み取りテストを行い、QRチェックインのWebookが発火した際に、正しく意図する内容でTeams通知されるか、必ず検証してください。
▼ Teams通知 例.
7. 番外編：営業担当者をメンション付きでTeams通知する
本レシピを利用し、イベント登録ユーザーの行動アクションがあった際に、営業担当者をメンションしてリアルタイムにTeams通知する方法をご紹介します。通知したい営業担当者のTeams ユーザーIDを取得するには、TeamsのAdmin権限もしくはMicrosoftのアカウント全体を管理するシステム管理者の権限が必要です。なお、以下記載する通知したい営業担当者のID取得方法およびリスト化に必要な設定は、Microsoft側の操作設定に関連するため、EventHubサポート範囲外となりますこと、あらかじめご了承ください。
ご質問やご不明点に関しましては、Microsoftのカスタマーサポート および貴社のMicrosoft / Teamsのシステム管理者にお問い合わせいただきますようお願いいたします。
❶ 通知メンションしたい担当者のTeamsユーザーIDリストを作成する
Teamsのチャネルに営業担当者をメンション付きでメッセージ通知したい場合、メンションするユーザーのTeamsIDとメンション先の表示名のリストを作成します。
A列には通知先ユーザーのTeams ID、B列にはTeamsのメンション時の表示名を<@>で囲む形で記載します。
一例として、スプレッドシートのフォーマットを掲載しますが、貴社でお使いのExcelやNumbers等、シートに合わせて以下のように加工し、csvファイルで保存します。
例: スプレッドシート
ユーザーのTeamsIDを取得する方法は、以下2つです。
① Microsoft Teams admin centerに
|
Microsoft Teams admin center にログインし、メンションさせたいユーザーを選択します。 |
② Microsoft 365 管理センターに
|
Microsoft 365 管理センター にログインし、[ユーザーのエクスポート]を選択します。 エクスポートしたファイルの[オブジェクトID]のカラムにある値がユーザーIDです。 |
作成したリストはこのあと説明する手順❸で利用します。
❷ 担当者通知用のリストを作成する
事前に参加登録したユーザーリストのメールアドレスと、Teamsの営業担当者のメンション先表示名を記載したシートを作成します。担当者通知用のリストを作成することで、行動したユーザーのメールアドレスをKeyに、作成したリスト内で検索をかけ、一致するメールアドレスが存在すると、該当の営業担当者にメンション付きで通知する一連のアクションを実行することができます。
A列には事前に参加登録したユーザーのメールアドレス、B列には登録ユーザーの行動アクションがあった際にメンションする営業担当のTeamsの表示名を記載します。
送信先メールアドレスが複数ある場合はカンマ区切りで記載してください。（通知先に指定できるメンション先は最大5件です）
ユーザーリストはEventHub管理画面の[ユーザーリスト]＞[EXCELダウンロード]から取得してください。
一例として、スプレッドシートのフォーマットを掲載しますが、貴社でお使いのExcelやNumbers等、シートに合わせて以下のように加工し、csvファイルで保存します。
例：スプレッドシート
作成したリストはこのあと説明する手順❸で利用します。
❸ ❶❷で作成したリストをLookup Tableに設定する
次に、上記1,2で作成した2つのリストを、該当のLookup Tableにそれぞれインポートします。
① 左サイドメニューの[Tools]＞[Lookup tables]をクリックします。
② デフォルトで[Teams通知リスト][TeamsユーザーIDリスト]が作成されています。
③ ❶で作成したリストを[TeamsユーザーIDリスト]、❷で作成したリストを[Teams通知リスト]にインポートします。該当リストを選択し、[Import CSV]を選択します。
<tips> 1つずつ設定したい場合は、[Add entry]から行を追加し、それぞれの値を入力してください。</tips>
④ インポートするCSVファイルを選択し、[Do not import the first row (header)]にチェックをつけ、[Import CSV]をクリックします。
⑤ インポートが完了すると、テーブル内にインポート情報が格納されます。
<attention> ワークフローの仕様上、データインポート時に、既存データと新規データを統合する際、重複データの自動除外は行われません。既存データ（例:ABC）が含まれる状態で、新たにデータ（例:ABCDE）をインポートすると、結果として重複を含む形（例：ABCABCDE）で格納されます。重複を回避する場合は、インポート前にデータの加工と処理を実施してください。</attention>
これで、該当の営業担当者にメンション付きで通知する一連のアクションの設定は完了です。
本記事の4. Teams通知時の送信内容を確認するに戻り、以降同様の手順を設定することで、イベント登録ユーザーの行動アクションがあった際に、営業担当者をメンションしてリアルタイムにTeams通知することができます。
8. サポート対応について
弊社から提供する上記テンプレートレシピに対する質問は、画面右下の吹き出しマークからカスタマーサポートまでお問い合わせください。貴社の環境にログインし、設定内容およびエラーの詳細を確認させていただきます。
貴社独自の実装およびテンプレートレシピを流用する形でのカスタマイズを実施された場合は、弊社サポート対象外となります。別途有償サポートプランをご用意しておりますので、詳細のお問い合わせは担当のカスタマーサクセス または 画面右下にある吹き出しマークからカスタマーサポートへお問い合わせください。
9. 注意・補足
- 通知先に指定できるメンション先は最大5件です。