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本ページでは、EventHubが提供するSlack通知のレシピを利用し、イベント登録ユーザーの行動アクションがあった際に、担当営業が割り当てられている場合は担当営業宛にメンションをつけて、リアルタイムにSlack通知する方法をご紹介します。
EventHubが提供するMA/SFAのテンプレートレシピや各種Webhookのトリガーに応じて、簡単にSlack通知を設定できるため、通知させたい内容ごとにレシピを作成する手間や工数を省き、汎用的にSlack通知の機能を実装することができます。
本レシピは、参加登録したユーザーのメールアドレスと、メンションしたい営業担当者のSlack IDを記載した担当者通知用リストを用いて、Slack通知（Slackbot）する方法です。
<tips>
本レシピでは、以下を実施する方法をご紹介します。
- リストに対象の顧客メールアドレスが存在する場合は、担当営業にメンションをつけSlack通知
- リストに対象の顧客メールアドレスが存在しない場合は、メンションをつけずにSlack通知
顧客のメールアドレスが存在しない場合はSlack通知しない、設定に変更したい場合は、一部設定変更が必要です。詳しくは、応用編をご覧ください。</tips>
1. Slack通知レシピの概要
<tips>通知の方法は2パターンございます。本ページでは、通知処理を独立したレシピとして作成し、既存のレシピから呼び出す方法をご案内します。
なお、より簡単に設定できる通知方法もありますので、通知レシピの概要をご確認ください。</tips>
本ページでご紹介するSlack通知レシピは、「レシピファンクション」を利用し、繰り返し発生する通知処理を共通化したものです。通知に必要な処理のみを切り出して独立したレシピとして作成しています。EventHubが提供するMA/SFA連携のテンプレートレシピや、各種Webhookがトリガーになったレシピ内で、このSlack通知のレシピを呼び出すことでスムーズにSlack通知を実装することができます。
💡 Slack通知の概要と大枠のSTEP
❶ Slack通知レシピ内で、Slack通知に必要なフローを組んでいます。
❷ MA/SFA連携の基本レシビや各種Webhookがトリガーになったレシピを準備します。
❸ ❷のレシピ内で、❶のSlack通知レシピを呼び出す設定をします。
❹ ❷のレシピでトリガーが発火すると、レシピ内のフローに加え、Slack通知も同時に利用できます。
2. 事前準備
❶ Slack通知のレシピをダウンロードする
貴社の環境にSlack通知のレシピをダウンロードしてください。レシピのダウンロード手順に関する詳細は、
テンプレートレシピとレシピ利用手順をご確認ください。
❷ Slackアカウントを用意する
通知先ツールとして、Slackを利用します。Workatoに連携するSlackのアカウントをご準備ください。
❸ SlackのワークスペースにWorkatoのbotを追加する
Slackのマーケットプレイスから[Workbot JP]と検索し、Slackワークスペース上にWorkbotを追加します。
❹ 通知させたいSlackチャンネルにWorkbot JPを招待する
通知させたい該当のチャンネルのスレッド上に @Workbot JP を入力し招待します。
3. 担当者通知用のリストを作成する
事前に参加登録したユーザーのメールアドレスと、通知したい営業担当者のSlackのメンバーID（Member ID）を記載したシートを作成します。担当者通知用のリストを作成することで、行動したユーザーのメールアドレスをKeyにリスト内を検索し、一致するアドレスがある場合に該当の営業担当者へメンションしてSlack通知を飛ばすことができます。
一例として、スプレッドシートのフォーマットを掲載しますが、貴社でお使いのExcelやNumbers等、シートに合わせて以下のように加工し、csvファイルで保存します。 例：スプレッドシート
CSVファイルの作成方法
A列とB列にそれぞれ以下の値を設定し、CSV形式で保存します。作成したリストはこのあと説明する手順で利用します。
-
A列：事前に参加登録したユーザーのメールアドレス
- ユーザーリストはEventHub管理画面の[ユーザーリスト]＞[EXCELダウンロード]から取得ください。
-
B列：登録ユーザーの行動アクションがあった際に通知するメンション先
-
1つのセル内に指定できるメンションの最大数は10個までです。
- 個人 （<@Member ID>）：1カウント
グループ （<!subteam^グループID>）：1カウント（グループ内に何名いても1とカウントします）
here / channel （<!here>/<!channel>）：1カウント
-
1つのセル内に指定できるメンションの最大数は10個までです。
B列：メンション先の記載ルール
- すべての記号・英数字は「半角」で入力します。
- 複数の宛先を設定したい場合は、半角スペースで区切って入力します。
| 通知先 | 記載ルール | 記載例 |
| 個人 | <@Member ID> | <@U0A4NKMPNK1> <@U02K7T0X3RA> |
| グループ | <!subteam^グループID> | <!subteam^S0ABXCMPZPH> |
| here | <!here> | <!here> |
| channel | <!channel> | <!channel> |
メンバーIDとグループIDの取得方法
4. ワークフローにログインする
① EventHubの管理画面から[設定]＞[ワークフロー]をクリックし、[利用する]を選択します。
<tips> -ワークフローのメニューが表示されない場合は、担当のカスタマーサクセスサクセス または 画面右下にある吹き出しマークからカスタマーサポートへお問い合わせください。
-メニューは表示されるものの、うまくログインできない場合はセッションが切れている可能性があります。一度EventHubの管理画面をリロードしてください。</tips>
5. WorkatoとSlackを連携する
① 3行目をクリックし、WorkatoとSlackの[Connection]を設定します。以下の項目を入力し、[Connect]をクリックします。
| Connection name | コネクションの名称を入力します。 例: EH<>Slack通知 |
| Location | コネクションの格納先のフォルダを設定します。 貴社のWorkato環境内のどこのプロジェクトやフォルダに格納するか選択してください。 |
② Workatoに連携させる該当のワークスペースを選択し、[許可する]をクリックします。
これでWorkatoと通知先Slackの連携は完了です✅
6. 担当者通知用リストをLookup Tableに設定する
次に、3で作成した担当者通知用のリストを、Lookup Tableにデフォルトで作成されている[Slack通知リスト]に設定します。
① 左サイドメニューの[Tools]＞[Lookup tables]をクリックします。
② デフォルトで[Slack通知リスト]が作成されています。
③ [Import CSV]を選択します。手順3で作成した担当者通知用リストをインポートします。
<tips> 1つずつ設定したい場合は、[Add entry]から行を追加し、それぞれの値を入力してください。</tips>
④ インポートするCSVファイルを選択し、[Import CSV]をクリックします。
⑤ インポートが完了すると、テーブル内にインポート情報が格納されます。
<attention> ワークフローの仕様上、データインポート時に、既存データと新規データを統合する際、重複データの自動除外は行われません。既存データ（例:ABC）が含まれる状態で、新たにデータ（例:ABCDE）をインポートすると、結果として重複を含む形（例：ABCABCDE）で格納されます。重複を回避する場合は、インポート前にデータの加工と処理を実施してください。</attention>
7. 設定した通知用リストを参照先として設定する
① 「担当者Slack通知 Lookup Table」のレシピに戻り、[Edit]を選択し、2行目をクリックします。
このレシピが作動したとき、どのリストを参照しにいき、参照先リスト内のどの項目を検索Keyとするか、以下の項目を設定します。
| Lookup table |
[Lookup tables]から参照先のリストを選択します。 前の手順で設定し、インポートしたリスト名を選択します。 |
| Search by | レシピが作動したとき、どのKeyをもとにリスト内を検索するか設定する箇所です。テンプレートレシピ上ではリスト上で検索する項目として、メールアドレスをデフォルトで設定しています。変更を加えず次の設定に移動してください。 |
8. Slackのbotで通知するメッセージ内容を設定する
① 3行目をクリックします。それぞれ以下の項目を設定します。
| Channel name/DM | 通知先のSlackチャンネルを設定する箇所です。 デフォルトで[Slackチャンネル]の値が入っています。変更を加えず次の設定に移動してください。 |
| Notification text | 通知先のSlackチャンネルでお知らせする文面を設定する箇所です。 メンション先とメッセージ内容がデフォルトで設定されています。変更を加えず次の設定に移動してください。 |
これでSlack通知のレシピの設定は完了です✅
画面右上の[Save]をクリックし、編集内容を保存のうえ、[Start Recipe]をクリックしてください。
次はSlack通知レシピを呼び出す親レシピ側の設定をします。
Slackの個人アカウントを利用して通知する方法
テンプレートレシピはSlackのbotで通知していますが、個人アカウントを利用して通知する方法もございます。
① [Add step] ＞ [Action in app]にて、Slackを選択します。
② 通知先のチャンネルを[Channel]で選択し、通知内容を[Basic text]を設定してください。
③ [Allow Slack formatting]をYesに設定してください。
<attention>[Allow Slack formatting]を「No」に設定すると、メンションやリンクなどのMarkdown形式が無効になり、入力されたテキストがそのまま表示されます。その結果、通知先のSlack IDなども単なる文字列として扱われてしまうため、必ず「Yes」に設定してください。</attention>
9. 親レシピ側でSlack通知レシピを呼び出す
MA/SFA連携のテンプレートレシピやWebhookのトリガーが設定されているレシピ上で、Slack通知のレシピを呼び出します。ここでは、QRチェックインした時にSalesforceへのステータス更新をするレシピを一例に説明します。同様にオンライン参加、アンケート回答のWebhookや、HubSpot、Marketoといた別ツールやレシピでも同様にSlack通知を呼び出すことが可能です。
① 通知させたいWebhookがトリガーになっているレシピを選択し、[Edit]をクリックします。編集画面の一番下にある[+]をクリックします。
② [Recipe function]を選択します。
③ [Call a recipe function (synchronous)]を選択します。
④ 呼び出すレシピを設定します。Slack通知のレシピを呼び出したいため、[担当者Slack通知 LookupTable]を選択します。
⑤ [Parameters]に以下項目を設定します。
| メッセージ | トリガーが発火した際に、Slack上に通知するメッセージ文面を設定します。 例： QRチェックインがあったことをSlack通知させる場合、[New event via webhook]内の[Payload]からデータピルを選択し、イベント名やQRチェックインのあったユーザーの会社名、氏名、部署、役職等、通知先の担当者にお知らせしたい内容を設定します。 |
| 顧客メールアドレス | [New event via webhook]内の[Payload]から[Email]のデータピルを割り当てます。 |
| Slackチャンネル | トリガーが発火した際に、どのSlackチャンネルにメッセージ投稿するか入力します。通知させたいSlackチャンネルを入力してください。 SlackのDMへの通知はできません。 |
これで設定は完了です🎉
[Save]をクリックし、編集内容を保存のうえ、[Start Recipe]をクリックしてください。
実際にQRチェックインの読み取りテストを行い、QRチェックインのWebookが発火した際に、正しく意図する内容でSlack通知されるか、必ず検証してください。
※Workbot JPの表示名を変更した場合は、SlackのApp設定からWorkbot JPの[ボットユーザー]＞[編集]からボット名の変更が可能です。ボットのアイコン画像を変更することはできません。
10. 応用編：顧客メールアドレスが存在しない場合は通知しない設定にしたい場合
テンプレートレシピでは、顧客のメールアドレスがリストに存在しない場合でも、担当営業へのメンションなしでSlack通知を送る仕様になっています。
もし、顧客メールアドレスがリストに存在しない場合は通知自体を行わないようにしたい場合は、以下のフローを設定変更してください。
この設定により、リストに該当がない場合は処理が停止し、Slack通知も行われません。
| Condition |
dose not equal を設定してください。 ＊テンプレートレシピでは、greater than が設定されています。 |
11. 応用編：顧客メールアドレスのドメインのみをKEYに営業担当へ通知を行いたい場合
テンプレートレシピでは、顧客メールアドレスをKeyに、作成したリスト内で検索をかけ、一致するメールアドレスが存在すると、該当の営業担当者のSlackに通知する一連のアクションを実行しています。
もし、顧客メールアドレスのドメイン部分（@含まず）のみをKeyにして、該当の営業担当者に通知するという処理に変更したい場合は❶「担当者Slack通知 Lookup Table」のレシピと❷「担当者通知用リスト」のLookup Tableの設定変更をしてください。呼び出し元レシピは変更する必要はありません。
❶「担当者Slack通知 Lookup Table」のレシピ変更
2行目の[Search entries in Slack通知リスト lookup table] > [Search by]にて顧客メールアドレスの入力欄右上[Formula]をクリックする。
顧客メールアドレス欄に@以降の文字列を抽出する条件式を入力する。
| 入力する条件式 |
|
❷「担当者通知用リスト」のLookup Tableの変更
顧客メールアドレスのカラムには、メールアドレス全体ではなく@より後ろのドメイン部分のみを記載してください。@は不要です。
これで、顧客メールアドレスのドメイン部分のみをKeyにして営業担当へ通知するレシピは完成です。
<tips>Lookup Table上、@を付与したドメインで管理したい場合は、以下２点を変更してください。
変更点①:Lookup Tableには@を含むドメインを設定 例：@eventhub.jp
変更点②:[Search entries in Slack通知リスト lookup table] > [Search by]の条件式を以下に変更
| 入力する条件式 |
"@"+ |
</tips>
12. サポート対応について
弊社から提供する上記テンプレートレシピに対する質問は、画面右下の吹き出しマークからカスタマーサポートまでお問い合わせください。貴社の環境にログインし、設定内容およびエラーの詳細を確認させていただきます。
貴社独自の実装およびテンプレートレシピを流用する形でのカスタマイズを実施された場合は、弊社サポート対象外となります。別途有償サポートプランをご用意しておりますので、詳細のお問い合わせは担当のカスタマーサクセス または 画面右下にある吹き出しマークからカスタマーサポートへお問い合わせください。