対象プランオプション機能
本ページではワークフローを利用し、EventHubの出展フォームからリードスキャンで読み取った名刺情報をSalesforceに自動登録するためのテンプレートレシピをご紹介します。
<tips>本機能は有償のオプション機能です。利用を希望する場合は、ワークフローとはをご確認の上、担当のカスタマーサクセス または 画面右下にある吹き出しマークからカスタマーサポートへお問い合わせください。</tips>
1. レシピの概要
本レシピでは、EventHubの出展フォームからリードスキャンで読み取った名刺情報のメールアドレスをキーにSalesforce内の取引先責任者やリードを検索し、メールアドレスが一致するレコードが存在する場合は「更新」した上で、キャンペーンメンバーに追加、一致するレコードがない場合はSalesforce内にリードを「新規作成」し、キャンペーンメンバーに追加する処理を行っています。
Salesforce内に重複するメールアドレスが存在している場合は、キャンペーンメンバーには追加されません。重複するメールアドレスが存在していても連携させたい等の場合は、貴社自身でレシピをカスタマイズしていただきますようお願いいたします。実装やサポートをご希望の場合は、オプション費用が発生いたしますので、予めご了承ください。
2. 利用するテンプレートレシピ
本ヘルプページでご紹介しているレシピは、ワークフロー上のPROJECTSからご確認いただけます。ご利用するレシピは、レシピを利用するよりダウンロードしてください。
3. 事前準備
❶ WorkatoとSalesforceを連携させる
連携を開始するために必要な事前準備として、WorkatoとSalesforce間の認証設定が必要です。認証設定が完了していない場合は、【事前準備】 WorkatoとSalesforceを連携するための認証設定をご確認の上、設定を完了させてください。
❷ Salesforceのキャンペーンの作成
本レシピを実行する場合は、キャンペーン作成されていることが必要です。まだ未設定の場合は、必要に応じてこれらのレシピを参考の上、設定してください。
ワークフローのテンプレートレシピの全体像は、ワークフローのテンプレートレシピとレシピ利用手順をご覧ください。
4. ワークフローにログインする
① EventHubの管理画面から[設定]＞[外部連携]＞[ワークフロー]をクリックし、[利用する]を選択します。
<tips> -ワークフローメニューが表示されない場合は、担当のカスタマーサクセスサクセス または 画面右下にある吹き出しマークからカスタマーサポートへお問い合わせください。
-メニューは表示されるものの、うまくログインできない場合はセッションが切れている可能性があります。一度EventHubの管理画面をリロードしてください。</tips>
5. 出展フォームのプロフィール項目を作成する
本レシピでは、EventHubのユーザー登録のWebhookからワークフローへ送信される情報（詳細はこちら）を元に、ワークフロー上でSalesforceに渡したい項目をマッピングし、EventHubの出展フォームから登録されたユーザー情報をSalesforceに自動登録する処理を行っています。
まずはじめに、出展フォーム経由の登録者からどういったプロフィール項目を取得するかEventHub管理画面上部の[出展イベント一覧]から設定してください。EventHubで取得した項目のうち、Salesforceに連携したい項目がある場合は、Salesforceのプロパティと同様のカスタム項目を作成する必要があります。
作成方法の詳細は出展イベント・出展フォームを作成するをご確認ください。
プロフィール項目の項目IDについて
EventHubの[出展イベント一覧]＞[基本設定]＞[出展フォーム]から項目を作成する際、任意で項目IDを設定することができます。
以下のようにイベントを跨いで固定のIDを作ることが可能です。同じプロフィール項目を複数イベントで利用する場合は、固定の項目IDを指定しておくことで、イベント毎にcustomFieldIdを書き換えたり、Salesforce側で再設定する必要がなくなります。項目IDの設定方法は、こちらをご確認ください。
6. 登録連携のレシピを複製し、Webhookのトリガー条件を設定する
出展フォーム経由で登録があったことをトリガーにSalesforceにリード/取引先責任者が追加/更新されるよう、Webhookのトリガー条件を設定します。
① [011 【テンプレート]EventHubに参加登録したリードをSalesforceに連携する]のレシピの右側にある[⋯]から[Clone]を選択し、登録連携のレシピを複製します。
② 複製して生成されたレシピの名称を編集します。今回の連携内容がわかる名称をつけてください。
例：012【テンプレート】LeadScanして読み取ったユーザーをSalesforceに連携する
③ レシピの[Edit]をクリックし、1行目の[Eh参加登録 via HTTP]を選択します。画面右側の下部に表示されている[Set trigger condtion]をONにします。複製時点では、[Condition]の値はデフォルト[is not true]になっているため、出展フォーム経由の登録でWebhookが発火するよう、[is true]に変更してください。
| Trigger data | [New event via webhook]を選択し、その中にあるペイロード情報の[isExhibition]のデータピルを割り当てます。 |
| Condition | [is true]を選択します。 |
7. Webhookを発火させる
手順4. を終えた上で、該当レシピ1行目の登録Webhookを編集します。初期レシピはデフォルトで設定されているWebhookの値になるため、貴社管理画面から送信されたWebhook情報がトリガーになるよう[Reset]をクリックし、Webhookを新規に設定し直します。EventHubで作成した最新のプロフィール項目を一括で取得することができます。
設定方法の詳細は、ワークフロー：トリガーに設定しているWebhookを発火させるをご確認ください。
出展フォームで作成したプロフィール項目を1つずつ追加する方法
プロフィール項目を一括で取得する方法以外に、以下の手順でプロフィール項目を1つずつ追加することも可能です。
①1行目の[Eh参加登録 via HTTP webhook]をクリックし、Payload schemeにある[+ Add Field]を選択します。
② 追加したいプロフィール項目を設定します。
| Name | 追加するプロフィール項目の名称を入力します。 例: customeFieldXXXXX 「XXXX」にはEventHub管理画面の[基本設定]＞[プロフィール項目]に表示される[項目ID]を入力してください。 |
| Date type | 追加するプロフィール項目のデータ型を入力します。 [String]を選択してください。 |
| Optional | [Yes]を選択してください。 |
8. Salesforceのフィールドを呼び出す
EventHubの登録フォームで取得したプロフィール項目のうち、Salesforceに連携したいフィールドを設定します。初期テンプレートレシピは、デフォルトの値が入っているため、[Refresh]をクリックし、貴社Salesforceのフィールドを呼び出します。
① 6行目の[Update 取引先責任者 in Salesforce]を選択し、画面右上の[Refresh]をクリックします。
② 以下項目を入力します。
| Object | [取引先責任者]を選択します |
| 取引先責任者ID |
Salesforceの[取引先責任者ID]の出力データ（※データピル）を割り当てます。 |
8. Salesforceに連携したいプロフィール項目のマッピングをする
EventHubの出展フォームで取得したプロフィール項目のうち、Salesforceに渡したいフィールド項目のマッピングをします。
① 手順5. のEventHubのユーザー登録Webhookで取得したペイロードの出力データ（※データピル）をSalesforceのPropertiesの箇所に割り当てます。
② 表示されているフィールド項目以外にSalesforceに連携させたい項目がある場合は、設定画面の最下部[ + 数字 optional Fields available]をクリックし、連携させたい該当フィールドを選択します。
（※ 表示される詳細のフィールドの内容は、貴社Salesforceで作成している項目によって表示内容が異なります。）
③ 選択した該当フィールドに対し、EventHubのユーザー登録Webhookで取得したペイロードの出力データ（※データピル）をSalesforceのフィールドに割り当てます。編集後は、画面右上の[Save]をクリックし、変更内容を保存してください。
※ EventHubで取得した項目をSalesforceに連携させる必要がない場合は、この操作は不要です。
項目タイプ（チェックボックス：複数選択可）を連携させる場合
複数選択の項目を連携させる場合、ワークフロー上で文字列処理を行う関数を入力する必要があります。[Formula]を選択の上、Webhookで取得したペイロードの出力データ（※データピル）の後ろに関数.gsub(",", ";")を入力してください。
<tips> 6行目の[Update 取引先責任者 in Salesforce]で設定した操作を、13行目の[Create リード in Salesforce]でも同様に実施してください。 </tips>
9. Salesforceに登録時に設定するステータスを設定する
① [Create キャンペーンメンバー in Salesforce]を選択し、[状況]をクリックします。
② Salesforceのキャンペーンメンバーの[状況]に設定されている値がリストに表示されます。登録時に設定したい値を選択してください。
<attention>Salesforceの[キャンペーンメンバーの状況]に、更新したい値が事前に設定されている必要があります。設定がされていない場合は、Salesforceの[キャンペーンメンバーの状況]に値を設定するを参考に設定してください。</attention>
③ 上記で設定した内容を[Save]したあと[Start recipe]をクリックし、レシピをアクティブにします。
これでテンプレートレシピの設定は完了です🎉
10. 出展フォームからLead Scanして読み取ったユーザーをSalesforceに自動登録する
実際にリードスキャンを立ち上げ、名刺の読み取りを行います。リードスキャンを利用するにあたって必要なフォーム作成および名刺読み取り方法の詳細は、以下ページをご参考ください。
リードスキャン後、一連のフローが実行され、読み取った情報がSalesforceのリード/取引先責任者として追加/更新されているかご確認ください。
11. サポート対応について
弊社から提供する上記テンプレートレシピに関する質問は、画面右下の吹き出しマークからカスタマーサポートまでお問い合わせください。貴社の環境にログインし、設定内容およびエラーの詳細を確認させていただきます。
貴社独自の実装およびテンプレートレシピを流用する形でのカスタマイズを実施された場合は、弊社サポート対象外となります。別途有償サポートプランをご用意しておりますので、詳細のお問い合わせは担当のカスタマーサクセス または 画面右下にある吹き出しマークからカスタマーサポートへお問い合わせください。
また連携先のSalesforceに関しましても、企業によってSalesforceのデータの持ち方が異なりますので、提供する情報の継続や正確性を完全に保証するものではありません。Salesforceに関するご不明な点はSalesforceカスタマーサポート、もしくは社内のSalesforce Adminへお問い合わせください。