ブースに掲載できる担当者の枠数を設けるイベントの場合、ブース登録枠の超過や残数管理をするために、手作業での枠数調整や、主催者と各スポンサー間とのやりとりが発生するといった、主催者の運営負荷がかかるというお声がありました。
今回のリリースにより、ブース登録枠をシステム上で制御できるようになったため、枠数管理の工数削減に繋がることはもちろん、同僚招待機能を掛け合わせて利用いただくことで、主催者が[EXCELアップロード]で出展者登録をせずとも、出展者自らメンバー登録していただくことが可能になります🎉
主催者はスポンサーのブース登録枠をより効率的に管理でき、イベント準備がスムーズに進行することに寄与する機能です。ぜひご活用ください😊
1. 設定方法
① [コンテンツ]＞[ブース]から該当のブースを選択し、[編集]をクリックします。
②[担当者とブースの紐づけ上限数]に上限数を入力し、[保存]をクリックします。
<tips> 担当者とブースの紐づけ上限数は任意項目です。上限数を設けない場合は、空欄のまま保存してください。ブース作成時にも担当者とブースの紐づけ上限数を設定することができます。
詳細の設定方法は、ブースを作るをご確認ください。</tips>
2. 上限数を超えて登録があった場合
ブースに出展者を紐付ける方法は出展者の登録方法によって挙動が異なります。
❶ 同僚招待
ブースに紐づいているユーザーが同僚招待機能を利用することで、自動的に招待者をブースに紐づけて登録することができます。このとき、すでに[担当者とブースの紐づけ上限数]に達していた場合、イベントページ上に「メールが送信できません」と文言が表示され、登録を制御します。
招待後に[担当者とブースの紐づけ上限数]に達していた場合、「登録できる上限数を超過しているため、参加のお申し込みはできません」と表示され、招待された側の登録を制御します。
❷ Excelアップロード
Excelでユーザーリストをアップロードする際、ブースの名称と出展者の所属先の名称が一致していると、自動で紐付けがされます。[担当者とブースの紐づけ上限数]に達していた場合、「【所属先・会社】XXXと担当者の紐づけ上限数を超えています」という文言が表示され、登録を制御します。
❸ 管理画面から手動で紐づけをON/OFFする
ブースの名称と出展者の所属先の名称が一致している場合、管理画面の出展者ユーザーリストから、[所属先・会社とブースの紐付け]のON/OFFを変更することができます。[担当者とブースの紐づけ上限数]に達していた場合、新たに紐づけをONにしようとすると、「担当者の人数がブースの紐づけ上限数を超えています」と表示され、紐づけを制御します。
その他、ブースと担当者を紐づける方法についての詳細は、出展者とブースを紐付けるをご確認ください。