一昨年や去年と比較して、今年はオフラインイベントが増加しており、多くのお客様がオフラインイベントでEventHubをご活用いただいております。
オフラインイベントの満足度を上げるためには、参加者同士が交流できる機会を作ることが非常に重要です。オンラインイベントでも交流はできますが、オフラインイベントでの交流は、直接的でリアルなコミュニケーションができるため、より深いつながりを築くことができる点がメリットとしてあげられます。
本記事では、多くのイベントを支援してきた中でも満足度の高かったイベントの事例を交えて、EventHubを活用した交流の機会を最大化させるオフラインイベントのコツをご紹介します。
1. 交流をするオフラインイベントのメリット
EventHubの特徴の一つに、参加者同士と交流を行うことができる機能があります。参加登録後、イベント開催当日までに事前にメッセージ交流や面談リクエストを送り合うことで、当日に参加者同士との交流が実現できる機能です。
中規模〜大規模のカンファレンスや採用イベントで交流機能を活用することで、これまで多くのビジネスの創出を実現してきました。
交流の機会を設けると、参加者の満足度が高まるだけでなく、主催者にとっても大きな利点があります。それは、来場率の向上です。イベント開催までに興味のあるブースを回遊させたり、会う約束を取り付けることで当日の来場率が30%も向上したという事例があります。
多くのイベントを支援してきた弊社のノウハウとして、交流の機会を最大化させるコツをご紹介しますので、オフラインイベント開催を控えている方はぜひご参考になさってください💪
2. 交流の機会を最大化させるコツ
❶ 啓蒙活動をする
主催者としては交流数を増やしたいと考えますが、参加者に交流する気持ちがない場合はどれだけ工夫をしたり、システムを変えたりしても交流数は増えません。集客開始の段階から参加者へ「交流ができるイベントだ」ということを広く周知しましょう。
また、参加者にとって交流するメリットを周知させることで動機付けをさせることができます。参加者が交流してみたいと思わせる魅力づけと一緒に、案内を徹底することを意識してください。
以下は弊社が支援したイベントの事例です。多くの交流が生まれたので是非ご参考ください。
| 主催者・イベント名 | 周知内容 |
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Sansan株式会社 |
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フォースタートアップス株式会社 |
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Coral Capital |
上記のようにランディングページで交流について周知する他、以下の方法でも周知することで交流数の増加に繋げましょう。
- お知らせに投稿
- 交流方法の資料を作成し、事前に配布
- 登録完了メール、リマインドメールで配信
- メイン動画で交流を促す動画を配信
❷ 交流開始日時を2週間〜1ヶ月前に設定する
交流する上で参加者にとって一番大変なポイントは、「交流したい相手を探す」ことです。
イベント当日の3~5日前に交流を開始すると、日常業務との並行作業になるため交流が活発化されません。イベント当日の2週間〜1ヶ月前から交流を開始することで、探す期間が設けられるため参加者も余裕を持って約束を取り付けることができます。
- 交流開始日時を本番の2週間〜1ヶ月前に設定する
- 開始日時までにイベントページの設定は終わらせておく
- 交流を開放したタイミングで、参加者にメールでご案内する
- 案内メールには交流機能の利用方法を記載する
上記のポイントを抑えるようにしましょう。
❸ 交流が生まれやすいイベントページにする
集客開始後、参加登録をするとすぐにイベントページへログインすることができるようになります。交流期間中、参加者が積極的なアクションができるように、交流開始時までにイベントページを以下のように工夫して設定しましょう。
▶︎ 参加者一覧
ログイン後、参加者一覧タブをクリックしたときに、自社のスタッフが並んだ状態だと営業感が強い
印象を与えてしまいます。交流したいと思わされる魅力的な方が上部に表示されるようにしましょう。
EventHubでは写真が設定されていたりプロフィール内容が充実しているユーザーが上部に表示される
ような仕様となっているため、積極的に交流される方にプロフィール情報の設定を促すことがポイントです。
▶︎ ブース
ブースタブをクリックした時に、会社のロゴ画像や会社説明、ラベルが設定されていないと
質素な見た目となってしまい、クリックする意欲が湧きません。交流開始までに必ずブース設定は
完了しているようにしましょう。
また、ブースに担当者を紐づけておくことで、ブースからの交流を促すこともできます。
紐づける担当者のプロフィールも可能な限り充実させましょう。
❹ 心理的ハードルを下げる面談の仕掛けをする
日本人の特性上、初めて会う人と会話をすることに抵抗があったり、自分から声を掛けることに対してハードルが高い方が多くいる傾向にあります。そのために、以下のように心理的ハードルを下げる仕掛けをしましょう。
| 面談の名称 | 1対1で対話することを「面談」「面接」「商談」と言うこともできますが、形式張ったイメージが先行してしまいます。以下のような名称にすることで、気軽に話してみようという気持ちにさせることができます。 - カジュアル面談 - Meet Up - スピード面談 - ネットワーキング |
| 面談場所の名称 | イベント会場の中に面談場所を設ける場合は、以下のような名称にすることでカジュアルな雰囲気を出すことができます。 - ミートアップエリア - ミードアップポイント - ネットワーキングエリア - コミニュケーションスペース |
| 面談時間 | カジュアルな交流を促したい場合は、面談の長さを以下のように設定しましょう。 - 面談時間：10分 - バッファ：10分 例）13:00-13:10、13:20-13:30、13:40-13:50 初めて会う方と30分話すのと10分話すのとではハードルが異なります。また、バッファ時間を10分設けることで、話が盛り上がった場合には最大20分会話することができますし、早めに切り上げたいと思った場合は時間内の10分で切り上げることも可能です。 |
| 会場のテーブル | 個室のようなスタイルでは気分が開放的にならず、参加者も緊張してしまいます。 話しやすい環境作りのためにハイテーブルを会場に設置しましょう。テーブル上に[A][B][C]のような場所が特定できるプレートを置くと待ち合わせがしやすくなります。 提供元：Coral Capital様主催 Startup Aquarium |
❺ 出展社に協力を促す
参加者からメッセージを送るのはハードルが高い場合があるので、出展社がいるイベントの場合は、事前に協力を促すことが大切です。以下のポイントを実践してみましょう。
- 主催者側から出展社へメッセージを送る
EventHubを初めて使う出展社の方にメッセージ送信操作に慣れてもらうために、主催者側から出展社へメッセージを送ってみましょう。 - 出展社へ交流を促す事前案内をする
参加者から声をかけるにはハードルが高いため、出展社から積極的に声をかけるよう事前案内をしましょう。出展社から来場者へメッセージを送ることで、返信するだけで作業が終わるだけでなく、EventHubの使い方を覚えるきっかけにもなります。 - 現在の交流数を定期的に報告する
交流期間の間、定期的に出展社別の交流状況を報告することで、交流の少ない企業が積極的にアクションを起こすきっかけになります。
3. 事例から学ぶ
EventHubで実施したオフラインイベントや、交流機能の活用事例をご紹介します。
開催する上でのヒントが得られる内容となっておりますので、是非ご一読ください。
| 事例 | 内容 |
| 主催社：株式会社FORCAS 人と人が出会い、つながる場をつくる。ツールの活用方法から会場設計の工夫まで |
出会いのための仕掛けをたくさん盛り込みました。 会場中央に「ミートアップエリア」というコミュニケーションスペースを作り、EventHub上でつながった方たちが待ち合わせをして、ラウンジ内でゆったり過ごし、話せるようにしました。 |
| 主催社：Coral Capital 日本最大のスタートアップキャリアイベントに出展しました！ |
テーブル数は過去のご利用実績をベースに36個用意しましたが、時間帯によっては上回る勢いで埋まってしまい、面談場所が足りないほど大盛況に。参加者、出展社が事前のお互いのプロフィールを確認した上で組んでいる「カジュアルトーク」を実施しました。 |
| 主催社：第一生命保険株式会社 予約面談成立数は900件超え！商談チャンスをつくって地域創生を目指す |
用意していた面談専用ルーム（26テーブル×18コマの計468商談）も予約で満席に。通路にフリーの共有テーブル設置するなど、より多くの方が商談できるように対応しました。 事前予約面談機能をお知らせしたり、イベント2週間前に一斉リマインドメールを送付するなど、面談数をアップさせる工夫もしました。 |
4. さいごに
EventHubは、参加者同士のマッチングを実現させることができるプロダクトです。
ただし、満足度の高いイベントにするためには本記事でご紹介したように、交流に対する魅力づけや、仕掛け作りが一番重要です。
せっかく足を運んでオフラインイベントに来ているのですから、セッション内容のメモをして帰るだけではなく、オフラインイベントならではのより深い繋がりを築くイベントに設計してみませんか。
弊社ではカスタマーサクセス、カスタマーサポートがイベントの成功のために精一杯ご支援させていただきます。