登壇者が発表するコンテンツの質や、本番当日のスムーズなオペレーション等は、イベントの成功のカギを握る大きな役割を担っています。イベント担当者は、登壇者が迷うことなく本番当日を迎え、質の良いコンテンツが制作できるように導く必要があります。

本記事では、イベント担当者になって日が浅い方や、登壇する方へどのように案内したら良いか分からない方に向けて、登壇者が安心して本番を迎えられるよう、事前に伝達しておくべきことについてご紹介します🙌

セミナーの趣旨やテーマ、参加者層について
プレゼンテーションの形式
登壇資料
パソコンの事前準備について
オフラインイベントの場合
当日のスケジュールや服装、機器の操作や設定について
資料フォーマット

1. セミナーの趣旨やテーマ、参加者層について

イベント担当者は、登壇者にイベントの趣旨や話してほしいテーマをお伝えするだけでなく、セミナーの目的や達成したいゴールについても伝えましょう。
主に、以下のような内容を伝えることで登壇者が解像度高く準備に取り掛かることができます。

セミナーを通じてどういった目的やゴールを達成したいのか？
参加する方はどのような方で彼らはどのようなことに興味や関心を持っているのか？
イベント終了後にどのような態度変容を期待するのか？

弊社のウェビナーでは下記の様に分類し、イベントの趣旨や概要を構成しています。

イベントタイプ	例.	目的	概要	主要KPI （例）
有識者対談セッション		認知獲得	有識者や著名人を招いて、イベント業界・イベントマーケティング領域の抽象度の高い大テーマについて話す。これまでリーチできていなかった新規顧客の獲得と認知・想起獲得を目指す。	・申込数・参加者数
複数社ピッチ		興味喚起	定められた「テーマ」について、各社が制限時間内で順々にプレゼンをする。「テーマ」に興味関心や課題感がある層に、EventHubを認知してもらい資料請求のステップに繋げる。	・参加者数
ゲスト招待		興味喚起	イベントマーケティング領域において実績や知見を持つ有識者やリーディングカンパニーを招いて、トークセッションを行う。さらなる成果最大化に向けEventHubへの興味や検討への足がかりとする。	・参加者数・アンケート満足度
クライアント活用事例		検討・活用促進	クライアントにサービス活用例を話してもらい、検討中顧客の後押しや既存顧客の活用促進に繋げる。	・商談数・アンケート回答数
自社サービス紹介		検討・活用促進	サービスのデモや最新の機能リリース情報をプレゼンする。検討顧客の後押しや既存顧客への活用促進に繋げる。	・商談数・アンケート回答数

イベントはB2Bマーケティングにおいて、顧客認知〜受注、既存契約の活用促進まで、全てのファネルに訴求できるコンテンツです。各ファネルごとに参加者の状態を正しく把握し、登壇者がイベントの趣旨や参加者が知りたい内容に沿って準備ができるように情報提供しましょう。
例.

2. イベント形式

セミナー登壇といっても、登壇方法や登壇スタイルは複数あります。事前収録なのかLive配信なのか？登壇スタイルはどの形式で実施する予定かを必ずお伝えしましょう。登壇者が複数名いる場合は、事前に登壇者同士の交流や挨拶の時間を設けましょう。

プレゼンテーション形式

形式	説明
講演形式	登壇者1名が参加者に向けて話す
インタビュー形式	インタビューアーが登壇者に質問して「経験談や事例」をお話してもらう
パネルディスカッション	モデレーターと複数名の登壇者が議論をする
トークセッション	1on1で「テーマ」について議論する

Q&A・質疑応答

セミナー中の質疑応答有無を登壇者にお伝えしましょう。質疑応答を入れる場合は、どのぐらい質疑応答時間を設けるか、どのように回答を拾い誰が回答するか、といった点も確認しておくことが必要です。質疑応答の方法として、下記が例として挙げられます。

事前収録の場合
- 申込時に参加者から質問を収集したり、よくある質問や想定される質問を予めいくつか用意し、それらを当日までに登壇者に共有して、収録時に読み上げて回答してもらう。
Live配信の場合
- 申込時に参加者から収集した質問や、予め用意していた想定質問を読み上げる場合もあれば、リアルタイムに視聴者から質問を募ってその場で回答するケースもある。後者の場合、主催者側でサクラ質問をして掲示板を盛り上げる等、参加者が質問投稿しやすいようにハードルを下げる工夫が必要な場合もある。

3. 登壇資料の作成

スライドの指定サイズや形式、フォーマットをお伝えしましょう。
登壇資料は1つにまとめておきましょう。
資料の提出期日や提出先をお伝えしましょう。

オンラインイベントで資料を画面投影する際、文字が小さすぎたり装飾が必要以上に多すぎると、読み手に負担やストレスをかけてしまうことになります。オンラインイベント時の資料作成のポイントとして、見やすい資料の作成方法をまとめているので、ぜひご参考ください！💡

資料	URL
資料作成のポイント	http://bit.ly/3U6rkx7

4. パソコンの事前準備について

登壇者をはじめ、配信に関連するスタッフのパソコン設定を確認しましょう。主に、以下の点を確認事項として関係者にアナウンスしましょう。

イベント中にメッセージツールの通知音・通知バナーが表示されないように、通知をOFFにする。
パソコンを充電し、充電機器も備えておく。
インターネット回線速度が十分にあり、ネットワークに安定的に接続できている環境であることを確認する。
携帯電話をマナーモードにし、周囲の雑音が入らない静かな環境であることを確認する。

その他

質疑応答がある場合、EventHub上の掲示板に投稿される内容を登壇者が確認する必要があります。パソコンとは別にタブレットやスマートフォンを用意しておくとスムーズです。
パソコン1台で実施したい場合、別のタブで掲示板を開き、質問内容を確認する方法もあります。その場合は、別タブ側から音が流れてハウリングしないよう、タブの音声をミュートにしておきましょう。

5. オフラインイベントの場合

オフラインイベントや収録スタジオで撮影する場合は、コンテンツの内容だけでなく、以下のような事務連絡をする必要もあります。

当日のスケジュールや開催（控室）場所

当日の入り時間や集合場所、リハーサル時間や登壇者用の控室の案内をする
集合場所までの地図やアクセス方法、会場に到着してからの道順を写真つきで案内する

例.

服装について

場所や場面、雰囲気にふさわしい服装をお伝えしましょう。

機器の操作方法

マイクやポインター、モニター等の機器を使う場合は、登壇者が使い方を迷わないように操作方法をお伝えしましょう。リハーサルを行って、事前に確認することも大切です。

その他の注意事項

もし何か問題が発生した場合に備え、緊急連絡先として主催者の連絡先情報を提供しておきましょう。

6. 資料フォーマット

登壇者に向けて、イベントの概要や目的などを説明した資料のテンプレートをお持ちでない方は、資料フォーマットをご用意しているのでぜひ参考にしてください。中身を編集したい場合は、PowerPointにダウンロードして編集していただくか、Googleスライドにコピーを作成して編集してください。

資料	URL
登壇者案内資料	http://bit.ly/40vPHac