イベントページを作成しただけで、参加者が活発に交流をするとは限りません。来場者、出展者に活発に交流をしてもらえるように、こちらでご紹介する方法をぜひお試しください！
1. 啓蒙活動をする
主催者としては交流数を増やしたいと考えますが、参加者に交流する気持ちがない場合はどれだけ工夫をしたり、システムを変えたりしても交流数は増えません。集客開始の段階から参加者へ「交流ができるイベントだ」ということを広く周知しましょう。
また、参加者にとって交流するメリットを周知させることで動機付けをさせることができます。参加者が交流してみたいと思わせる魅力づけと一緒に、案内を徹底することを意識してください。
以下は弊社が支援したイベントの事例です。多くの交流が生まれたので是非ご参考ください。
| 主催者・イベント名 | 周知内容 |
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Sansan株式会社 |
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フォースタートアップス株式会社 |
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Coral Capital |
上記のようにランディングページで交流について周知する他、以下の方法でも周知することで交流数の増加に繋げましょう。
- お知らせに投稿
- 交流方法の資料を作成し、事前に配布
- 登録完了メール、リマインドメールで配信
- ステージ動画で交流を促す動画を配信
2. 交流開始日時を2週間〜1ヶ月前に設定する
交流する上で参加者にとって一番大変なポイントは、「交流したい相手を探す」ことです。
イベント当日の3~5日前に交流を開始すると、日常業務との並行作業になるため交流が活発化されません。イベント当日の2週間〜1ヶ月前から交流を開始することで、探す期間が設けられるため参加者も余裕を持って約束を取り付けることができます。
- 交流開始日時を本番の2週間〜1ヶ月前に設定する
- 開始日時までにイベントページの設定は終わらせておく
- 交流を開放したタイミングで、参加者にメールでご案内する
- 案内メールには交流機能の利用方法を記載する
上記のポイントを抑えるようにしましょう。
3. 交流が生まれやすいイベントページにする
集客開始後、参加登録をするとすぐにイベントページへログインすることができるようになります。交流期間中、参加者が積極的なアクションができるように、交流開始時までにイベントページを以下のように工夫して設定しましょう。
▶︎ 参加者一覧
ログイン後、参加者一覧タブをクリックしたときに、自社のスタッフが並んだ状態だと営業感が強い
印象を与えてしまいます。交流したいと思わされる魅力的な方が上部に表示されるようにしましょう。
EventHubでは写真が設定されていたりプロフィール内容が充実しているユーザーが上部に表示される
ような仕様となっているため、積極的に交流される方にプロフィール情報の設定を促すことがポイントです。
▶︎ ブース
ブースタブをクリックした時に、会社のロゴ画像や会社説明、ラベルが設定されていないと
質素な見た目となってしまい、クリックする意欲が湧きません。交流開始までに必ずブース設定は
完了しているようにしましょう。
また、ブースに担当者を紐づけておくことで、ブースからの交流を促すこともできます。
紐づける担当者のプロフィールも可能な限り充実させましょう。
4. プロフィール情報を充実させる
来場者・出展者にプロフィール情報を登録してもらうことで交流数が増加します。相手がどのような人なのか、プロフィールが分からないとメッセージは送りづらいものです。プロフィール情報を入力してもらうようアナウンスを徹底しましょう。
5. イベントの性質にあったタグを設計する
タグ検索とは、参加者を検索する時にタグで絞り込める機能です。
参加者に登録してもらう公開プロフィール項目のうち、[チェックボックス][プルダウン][ラジオボタン]で単一選択・複数選択肢として収集した項目がタグとして自動的に設定されます。
[他者に公開する]に選択している項目のみがタグとなり公開されます。
ここで重要になるのが、どのようなタグを設計・準備しておくかということです。
参加者がどのようなタグを利用して参加者を検索したいのか、イベントの目的・テーマ・性質によって適切なタグを設定しましょう。
6. EventHubの活用方法を参加者へ案内する
EventHubの活用方法を参加者へ周知すると、イベント本番でより参加者はスムーズに交流機能を利用しやすくなります。配信するメールやお知らせ、掲示板などで以下の手順を案内すると、参加者は操作に迷わなくなります。
周知すると良い内容
- プロフィールの設定方法
- ブースの訪問方法
- 参加者の検索方法
- メッセージの送信方法
- 面談リクエストの送り方
- Webミーティングの操作方法
- オンライン名刺交換のやり方
メールのテンプレート集やお知らせに掲載するメッセージのテンプレート集をご参考ください。
7. 出展社に協力を促す
参加者からメッセージを送るのはハードルが高い場合があるので、出展社がいるイベントの場合は、事前に協力を促すことが大切です。以下のポイントを実践してみましょう。
- 主催者側から出展社へメッセージを送る
EventHubを初めて使う出展社の方にメッセージ送信操作に慣れてもらうために、主催者側から出展社へメッセージを送ってみましょう。 - 出展社へ交流を促す事前案内をする
参加者から声をかけるにはハードルが高いため、出展社から積極的に声をかけるよう事前案内をしましょう。出展社から来場者へメッセージを送ることで、返信するだけで作業が終わるだけでなく、EventHubの使い方を覚えるきっかけにもなります。 - 現在の交流数を定期的に報告する
交流期間の間、定期的に出展社別の交流状況を報告することで、交流の少ない企業が積極的にアクションを起こすきっかけになります。