対象プランOFFLINEBUSINESSPRO
本ページでは、EXCELアップロードでユーザー登録をしてQRコード/参加証を発行する方法をご説明します。
※Excelアップロードでは利用規約を確認させるフローがございません。EventHub以外の登録ページで集客される場合は、必ず参加者へEventHubの利用規約の同意が必要となります。
1. EXCELアップロードでのQRコード発行方法
※ QRコードを発行する場合、一度にアップロードできる参加者の上限は1,000件です。
①[ユーザー]＞[来場者/出展者]＞[ユーザーリスト]から[新規作成]をクリックします。
②[QRコードを発行するか選択する]で、[QRコードを発行する]を選択します。
<attention>1度選択してユーザーを追加すると、後から変更ができません。</attention>
③[テンプレートダウンロード]をクリックします。
④ダウンロードされたExcelファイルを開きます。該当項目を記入し、保存します。
記入内容は以下の通りです。
| 項目 | 入力 必須/任意 |
説明・注意点 |
| メールアドレス | 必須 | ユーザーのメールアドレスを入力します。 |
| 言語 | 必須 |
[ja] 日本語で登録する場合 有償のオプション機能となりますが、EventHubではイベントの日英対応が可能となっております。 イベントページの日本語及び英語は、参加者のブラウザの言語設定に依存するため、こちらの言語設定には関係がありません。 |
| 姓 | 必須 | 姓を入力します。 |
| 名 | 必須 | 名を入力します。 |
| 所属先・会社 | 必須 |
所属先・会社を入力します。 出展者とブースを紐づけをする場合は、作成したブースの名称と同じ名称でアップロードしてください。 |
| 部署 | 必須/任意 | 部署を入力します。 |
| 役職 | 必須/任意 | 役職を入力します。 |
| 面談室グループ名 | 必須 | 面談室グループ名を入力します。 設定しない場合は、必ず”default”を入力してください。 |
| コンテンツグループ名 | 必須 | コンテンツグループ名を入力します。 設定しない場合は、必ず”default”を入力してください。 |
| 一言メッセージ | 必須/任意 | 自己紹介のメッセージを入力します。 |
| [基本設定]＞[プロフィール項目]から新たに項目を設定した場合、以下の通りに入力してください。 |
||
| 設定した項目名 （自由記述） |
必須/任意 | 自由記述（1行）100文字 自由記述（複数）2000文字 |
| 設定した項目名 （チェックボックス） |
必須/任意 | 設定したい選択肢を;;区切り(;2つ)で入力してください。（複数選択可） |
| 設定した項目名 （プルダウン） |
必須/任意 | 設定したい選択肢を入力してください。（単一選択） |
| 設定した項目名 （ラジオボタン） |
必須/任意 | 設定したい選択肢を入力してください。（単一選択） |
※必須/任意・・・[基本設定]＞[プロフィール項目]から、必須か任意どちらか選択できます。
<attention>・ ダウンロードしたテンプレートの項目（A1〜）は、変更しないでください。
・ 入力必須項目は空欄のままアップロードができません。
・ [基本設定]＞[プロフィール項目]でチェックボックス・プルダウン・ラジオボタンのメニューを
作成した場合は、選択肢に設定した文言と同じものをセルへ入力してください。
・ 言語をjaにした場合は日本語で入力してください。「日本語/英語」のように入力すると、
選択肢の内容と一致せずアップロードができません。
◯：その他
×：その他/Others
・ チェックボックスで回答が複数選択の場合、設定したい選択肢を;;区切り(;2つ)で入力してください。
</attention>
⑤[ファイル選択]をクリックし、作成したExcelファイルをアップロードします。
※ Excelのファイルのタイトルに来場者であれば[participant]、出展者であれば[exhibitor]という文字を入れてアップロードしてください。
⑥[追加]をクリックします。
Excelファイルにエラーがあると、正しくアップロードができません。
アップロードができない場合は、ユーザーリストがアップロードできませんをご覧ください。
2回目以降のアップロードの際、前回アップロードしたユーザー情報をExcelから削除する必要はありません。自動的に重複が削除されて登録されます。
2. パスワード設定メールに参加証を添付する
QRコードに加えて、参加証も添付したい場合は以下の手順に沿って設定してください。
[システムメール]から[EXCELアップロードのパスワード設定]/[EXCELアップロードの登録完了]の2つのメールがEXCELアップロードでユーザー登録をした時に配信されるメールです。
[EXCELアップロードのパスワード設定]のメールにQRコードが添付されるので、[EXCELアップロードのパスワード設定]メール文に以下のような文言を挿入しましょう。
--- ご来場時の注意点 ---
以下のリンクの参加証を印刷の上、参加証のQRコードをご提示いただくか、
本メールに添付されているQRコードをご提示ください。
%%MY_PASS_LINK%%
%%MY_PASS_LINK%% の部分に、イベントに合わせて参加証へアクセスできるURLが挿入されます。パスワードの設定完了後、イベントページにログインしている状態で参加証が表示されます。ログインしていない状態でURLをクリックした場合、ID/パスワードの入力が求められます。
3. パスワード設定メールを送信〜ログインまでの流れ
①無事Excelアップロードが完了すると、ユーザーリストの画面上に[未招待のユーザーがX名います][パスワード設定メールを送る]と表示されます。Excelアップロードが完了した時にデータベースへユーザー情報が登録されますが、パスワード設定メールはまだ送信されていません。[パスワード設定メールを送る]をクリックし、送信してください。
※個別にパスワード設定メールを送信/送信しない選択はできません。アップロードしたユーザーには、必ずパスワード設定メールを送信する仕様となっています。
②[パスワード設定メール]を送信すると、ユーザーはQRコードが添付されたメールを受信します。2の手順で参加証の変数を挿入した場合は、参加証URLが記載されたメールを受信します。
QRコードをQRコードリーダーにかざすと、EventHub上でチェックイン状況を確認することができます。
<attention>パスワード未設定の場合、メール下部に記載されたマイチケット画面（QRコードと印刷用参加証）へのアクセスはできません。③のパスワード設定を必ず完了させてください。
</attention>
③メールに記載されている[マイページへ]をクリックするとパスワード設定のページへ遷移するので、パスワードを2回入力し[ログイン]をクリックします。
④[ログイン]をクリックするとイベントページへ遷移し、[登録完了メール]が参加者へ送信されます。
4. パスワード設定メールを再送信する
万が一、パスワード設定メールが不達になった場合新規作成メールから再送信をします。
操作方法はパスワード設定メールを再送信するをご覧ください。
5. QRコードの確認・チェックイン・分析について
QRコードをQRコードリーダーにかざすと、EventHub上で入退場の管理をすることができます。QRコードの確認方法、チェックインポイントの作成方法、QRコードの読み取り方法等は以下のページをご確認ください。