対象プランOFFLINEBUSINESSPRO
実装にかかる想定時間：約1時間
イベント毎に設定する必要がある：Yes
オフラインイベントを開催した時、会場が広い場合はお声がけしたい参加者が会場に来場したか、確認することができません。そこでEventHubのQRチェックインのWebhookを利用することで、参加者が会場へQRチェックインしたと同時に、担当企業の営業へ来場情報をリアルタイムに通知することができます。
会場に来場したお客さまへすぐにお声がけをすることで、イベントの参加者体験も向上しますので、ぜひご活用ください。
本ページでは、QRチェックインのWebhookを使ったチェックイン通知設定をご紹介します。
<tips> Webhookを利用するためには、ZapierのProfessionalプラン以上のご契約が必要です。プランの詳細や最新情報はZapierの公式ページをご覧ください。</tips>
1. はじめに
本実装方法は、[EventHubに参加登録されたユーザー]、[QRチェックインしたユーザー]、[担当営業]を突合させるためのスプレッドシートをご用意いただく必要があります。
QRコードをスキャンしたユーザーと、そのユーザーを担当している営業の通知先をスプレッドシート上で特定する方法で実装します。以下の手順に従ってデータの作成、通知設定を行ってください。
2. スプレッドシートを作成する
新規作成からスプレッドシートを1つ作成します。
① 参加者<>通知先リスト
こちらのシートは、事前に参加登録したユーザーリストと、メンションしたい営業のSlack IDを記載したシートです。ユーザーリストはEventHub管理画面の[ユーザーリスト]＞[EXCELダウンロード]から取得してください。取得したデータをスプレッドシート上で以下のように加工します。
A列には担当営業に既に通知をしたかどうかが分かるフラグが立てられるような列を用意します。F列にはどの営業にメンションするか、G列には通知先のSlack IDを<@>で囲む形で記載していきます。
参考：スプレッドシート
上記で作成したスプレッドシート次の手順Zapierで利用します。
3. Zapierの設定をする
1. [Create]＞[Zaps]をクリックします。
2. [Trigger]で「Webhook」と検索し、結果に表示される「Webhook by Zapier」をクリックします。
3. Eventに[Catch Hook]を選択し、[Continue]をクリックします。
4. Trigger のテキスト欄は空欄のまま[Continue]を選択し、Testで生成されるWebhook URL をコピーします。
5. EventHub管理画面の上部[設定]＞[外部設定]＞[Webhook]のQRチェックインに上記で生成されたWebhook URLを入力して[保存]します。
6. 上記で設定したURLに情報が送信されるようQRコードの読み取りテストを行います。QRコードの読み取り方法の詳細は、QRコードリーダーでQRコードを読み取るをご覧ください。
QRコード読み取り(=QRチェックイン）が完了したことをトリガーに、設定したURLに情報が送信されます。送信した情報がキャッチされると、以下のようにテスト情報が表示されます。該当のテストレコードを選択し、[Continue with selected record]をクリックします。
<tips> QRチェックインのWebhookで送信される情報の詳細は、こちらをご確認ください。</tips>
7. 1つ目のActionに[Google Spredsheet]を選択し、Eventに[Lookup Spredsheet Row]＞[Continue]をクリックします。
8. [Choose]をクリックし、 2. スプレッドシートを作成するで作成したスプレッドシートが格納されているGoogle アカウントを選択します。
9. スプレッドシートが格納されているGoogle Driveを選択し、スプレッドシート名とワークシート名を選択します。このActionでは、QRチェックインされたユーザーのメールアドレスをもとに、シートからユーザーを検索します。
10. 3つ目のActionとして、[+]マークから「Filter」と検索し、[Filter by Zapier]を選択します。
Only continue if...ではスプレッドシートの[Slack通知]のフィールドが空欄[Does not exist]の状態であることを条件に[Continue]を選択します。
11. 4つ目のActionとして、[+]マークから[Slack]を選択します。Eventに[Send Channel Message]を選択し、通知させるSlackのAccountと通知させたいChannelを設定します。
その他、以下のように設定してください。
| 通知先チャンネル | 通知先のチャンネルを設定します。 |
| 通知メッセージ | 最初のTriggerで取得したユーザー情報をもとに、メンション先・企業名・名前を本文に記載します。 |
| Send as a bot? | Yesに設定すると、Botとして投稿されます。 |
| Bot Name | 通知されるメッセージの上部に表示される名前を設定します。 |
| Bot icon | ::で囲むかたちで、Slackに登録されているスタンプの名称を入力します。 |
| Include a link to this Zap? |
Noに設定すると、通知メッセージの下部にZapierのリンクが表示されなくなります。 |
12. 5つ目のActionとして、[+]マークから[Google Sheet]を選択し、Eventに[Update Spreadsheet Row]を選択します。該当のワークシートを選択し、1つ目のActionで検索した列の[Slack通知]というカラムに「済み」と記入するように設定します。
<tips>これを設定することで、何度もQRコードをスキャンした場合でも、初めて入場したタイミングで1度きりSlackへ通知されるようになります。</tips>
お疲れ様でした。これでZapierの設定は完了です。ZapをPublicに公開しましょう。
4. 検証して動作を確認する
上記手順で設定したZapが正常に動作するか、検証を行ってください。
参加登録したユーザーに配布されたQRコードを、QRコードリーダーでスキャンすることでZapが動作します。
<tips>読み取り方法はQRコードリーダーでQRコードを読み取るをご覧ください。</tips>
正常に動作した場合でも、Zapの処理に時間がかかるため、Slackに通知されるまで数分かかる場合もございます。エラー状況等は、画面左側の[Zap runs]からご確認ください。
問題なく動作すると、担当営業がいる参加者がQRチェックインした場合、以下のようにSlackに通知されるようになります 🎊
これで設定は全て完了です。
今回はZapierを活用した設定方法をご紹介しましたが、Zapierで行ったことをそのままコードにすることで、Google Apps Scriptを活用して実装することも可能です。ただし、Google Apps Scriptで実装する場合は、ユーザー情報を取得するTriggerの実行頻度に依存するため、リアルタイム通知ができないケースもございます。
実装の手軽さ、リアルタイム性を考慮するとZapierを活用した連携をおすすめします。
また、企業によって取引先と担当営業のデータの持ち方や、利用しているチャットツールが異なる場合もありますので、本ページを参考にご自身が所属されている企業に合わせて設定を行うようにしてください。
5. サポート対応について
こちらでご紹介する方法は、提供する情報の継続や正確性を完全に保証するものではありません。
Zapierの操作方法に関しては、EventHubカスタマーサポートではお答えできかねますので予めご了承ください。ご不明な点がございましたら、Zapierのヘルプページまたはカスタマーサポートまでお問い合わせください。
| Zapier ヘルプページ | https://help.zapier.com/hc/en-us |
| Zapier カスタマーサポート | ヘルプページ右下にある[?]＞[Contact Support]からお問い合わせください。 |